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转观念 强功能 力促旧馆焕新颜——以泉州市档案馆为例谈谈“五位一体”功能建设

作者:admin 日期:2014-12-30 15:52:28 人气: 标签:
导读:转观念  强功能 力促旧馆焕新颜——以泉州市档案馆为例谈谈“五位一体”功能建设

 

转观念  强功能 力促旧馆焕新颜

    

    ——以泉州市档案馆为例谈谈“五位一体”功能建设

 

泉州市档案局  陈若波

 

近年来,随着国家档案局提出了我国档案事业发展实施“三大战略”,加快推进“三大体系”建设,并创造性地为新建档案馆设计了“五位一体”功能定位,全国档案馆工作逐步往着“功能更加齐全、技术更加先进、影响更加深远”的方向发展。特别是,随着全省乃至全国新一轮档案馆建设热潮的兴起,一个个真正体现“五位一体”功能的新型公共档案馆建成并展示在世人面前,这是我国档案馆事业在经济社会结构多元化环境下不断满足公众对档案信息资源的多样化需要,实现自身可持续发展的创新举措,也标志着档案事业的主体——档案馆走向时代的前沿,跟上社会发展的脚步。

诚然,新建成的国家综合档案馆能“一步到位”体现全面的功能、全新的定位,但毕竟不是各级政府都有条件投资兴建全新的档案馆,以泉州市为例,共有12个综合档案馆,能在近三年建成新馆的仅有2个,预计有可能在5—8年兴建新馆的有4个,其余50%为旧馆或半旧馆。全省同样如此,预计到2020年,有能力建成新馆的也只占50%左右。那么,那些仍占有“半壁江山”的旧馆是不是没条件、没希望也不需要往着“五位一体”功能发展呢?新型公共档案馆是不是成为它们不可实现的“梦”呢?笔者的观点是否定的,国家档案局提出的档案馆“五位一体”功能应该是对所有国家综合档案馆的统一要求,是对档案馆今后发展走向的全新定位,新馆有条件“一步到位”去实现,旧馆也应转变观念、创新举措、主动作为、紧跟方向,一句话,“只要有信心、想办法,旧馆在功能建设上照样可作为”。

就泉州市档案馆而言,其建成于1994年,建筑面积仅为5000,目前馆藏档案资料有25万多卷。虽从发展的眼光来看,该馆已显陈旧、狭小,存在着面积不够、设施设备老化、功能难以全面发挥的弱势,但这并没有成为泉州市档案馆安于现状,守摊无为的理由,相反,“先天不足”更激发出“爱拼敢赢”的勇气,一方面,积极争取市委市政府的重视支持,筹建泉州市档案馆新馆;另一方面,立足现实,改造环境,勇于创新,多措并举,努力朝着“五位一体”功能建设方面发展。近年来,泉州市档案馆已由一个资源贫乏、技术落后、功能简单的档案馆逐步发展成为资源丰富、技术先进、服务到位、功能齐全的新型公共档案馆雏形。馆内构建了多门类、多载体总数达21万卷的档案信息资源体系,全封闭、自动化的档案安全保管体系和集档案、资料、政府信息公开“三合一”实体、网络利用“两位一体”的档案信息利用体系,档案的安全保管和利用功能进一步巩固和完善;2002年,被命名为泉州市爱国主义教育基地,投资几十万元设立展厅并三次改版,目前展厅面积达300,近五年来接待参观人数达25000多人;2008年,经市政府同意挂牌成立政府信息公开利用中心,目前,利用中心面积达100,设备齐全,保管有13929份政府现行文件,近年来,社会百姓利用率频繁,解决了大量百姓民生问题,有力促进了公开型、服务型政府建设;2007年,建成分布式档案基础数据库,2010年,依托政务网初步建立了电子文件(档案)接收管理平台,目前,已出台方案,正在筹建电子文件中心。通过不懈努力,泉州市档案馆“五位一体”功能在旧馆得到全面巩固和发挥,焕发出新的活力。以下,笔者从一名档案馆工作人员的角度,对现有档案馆如何做好“五位一体”功能建设谈一些看法,与同行探讨。

一、 对档案馆“五位一体”功能的认识

众所周知,国家档案馆“五位一体”功能是指其作为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息公开查阅中心和电子文件中心等“五大功能”的集中体现。档案馆是档案事业的主体,从“三位一体”到“四位一体”再到“五位一体”,既是我国档案事业发展的需要,也是时代、国家、社会对档案馆地位和作用的必然要求。笔者认为,档案馆“五位一体”功能建设具有重要意义和作用:其一,是“三大体系”建设的集中体现。档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系,是档案工作在新时期贴近民生、走向社会,贯彻“以人为本、服务先行、安全第一”三大战略的思考,也是我国档案工作理论体系的创新。“三大体系”的构建,必须靠档案馆的主体作用来实现,而档案馆“五大功能”正是紧紧依托又全面展示档案资源、利用、安全三大体系的集中体现;其二,是传统和现代的很好结合。档案馆古而有之,档案馆的最初目的是为了将记载中国悠久历史的档案安全保存起来,留住国家的“记忆”,而因馆藏的文化、教育属性而成为爱国主义教育基地,并因馆藏档案的开放、共享功能而使之成为档案利用中心,这是档案馆最基本、最传统的三大职能,而《政府信息公开条例》赋予档案馆信息公开查阅利用的新功能,信息技术发展、电子文件出现又使承担保存“人类记忆”的档案馆理所当然成为电子文件的保管中心,这是新形势、新发展赋予档案馆的两大全新功能定位,因此,“五位一体”功能是传统和现代的很好结合和体现;其三,是档案馆工作的具体要求。无论时代如何变迁,档案馆工作简而言之还是“收、管、用”三个字,而五大功能也离不开这三个字,只是赋予其更多的内涵、更新的内容和更大的效用,也是新形势下对档案馆工作的全新阐释和具体要求。总而言之,档案馆“五位一体”功能的提出体现了时代精神、国家发展和社会需要,是各级档案部门必须全面认识和主动作为的。

二、转变观念、主动作为,为档案馆“五位一体”功能建设打好思想基础

国家档案局提出档案馆“五位一体”功能建设已有3年多了,笔者身处档案部门,亲身体会到大多数档案人,特别是县(市、区)档案局(馆)的领导以为“五位一体”档案馆功能建设遥不可及,档案馆新的功能定位在旧馆是不可能实现的, “坐、等、看”的思想严重,“新提法”不仅没给他们带来动力、看到希望,反而成为他们“无为”的理由。因此,档案人必须转变观念,以积极的思想、创新的理念、发展的眼光、主动的作为去重视、去实施“五位一体”功能,不退缩、不放弃,努力实现“旧馆焕新颜”的“梦想”。一是要有爱拼敢赢的精神。爱拼敢赢既是福建精神,更是泉州人最崇尚最具有代表性的一种信念。对于档案部门这种“弱势群体”,没有一种“拼”的精神是干不成大事的,特别是在现有档案馆“先天不足”、条件艰苦的情况下,要着力强化档案馆“五位一体”功能建设,更需如此。所谓“冷清部门要有热作为”,只要爱拼敢赢,小部门仍可有大作为,档案馆就可以在新形势下发挥独特功能而立于不败之地;二是要有改造环境的观念。现有档案馆存在着环境不好,不能适应形势发展需要的缺陷,但也不能因此而“怨天尤人,被环境“束缚”了,而应根据档案馆具体情况去重视环境、适应环境从而达到改造环境的目的,要因地制宜、权宜应变采取适宜于环境的方法和措施,并改造现有环境,创造更为科学的管理系统,以达到发挥、强化、拓展档案馆功能的最优效果;三是要有创新发展的决心。现有档案馆不可能象新建档案馆那样科学规划、全面布局,按照档案馆“五位一体”功能的要求去组织实施,而应实事求是、循序渐进,既要有发展的眼光,又要探索、创新出一条切实可行的档案馆功能建设之路,要树立新思维,采取新举措,求得新发展,只要有创新发展的决心,现有档案馆也一定能全面发挥功能,焕发新的活力。

三、创新“五大举措”,强化功能建设,让旧馆焕发新活力

(一)功能建设必须以“实”为基础,做到“量力而行,尽力而为”。实事求是,因地制宜是一切工作的出发点。现有档案馆环境、条件不尽相同,差异较大,更应以“实”为基础,既量力而行、又尽力而为,既大力强化拓展档案馆功能、又不去做不切合实际的事。主要应当把握两个方面:一是实实在在从资政和惠民入手。功能建设重在服务,而为党委政府服务,为社会百姓服务始终是档案工作的出发点和落脚点。因此,要更多地扣紧党委政府的中心工作,更多地了解社会百姓的档案需求,以此来决定档案馆应当收集什么、如何保管好、怎样做好档案的“大开发”、“大利用”,特别是档案馆以前较为薄弱的宣传功能、教育功能、文化功能、服务功能,要更多更好地发挥出来,实实在在做些有益于资政、惠民的事,这些既是“可为”又是“应为”的;二是切切实实区分轻重缓急。“五大功能”虽同样重要,缺一不可,但也应因时、因地而异,区分轻重缓急。比如当时2008年5月《政府信息公开条例》已正式施行,但有的档案馆重视不够,迟迟未能建成政府信息公开利用中心,甚至认为此项功能可有可无、意义不大,未把它作为急事、要事来办,这样既未能很好服务于“公共服务型”政府建设,也未能满足百姓对信息的需求,是不可取的。反之,前几年有些县(市、区)档案馆在当地电子政务网尚未成熟,电子文件运行尚不规范的情况下,仓促上马搞电子文件(档案)中心,笔者认为也是不可取的,这样等同于建“空中楼阁”,无实际效果。因此,档案馆功能建设涉及方方面面,更应先重后轻,先急后缓,不可一概而论。

(二)功能建设必须以“拓”为方法,做到“先天不足后天补”。现有档案馆多建于上世纪80、90年代,虽不算久远,但当时建设时只是根据保管、利用两大基本功能而建,其余三项功能皆为近年来根据社会发展而提出的新要求。如何利用自身条件,不断强化功能建设,适应新形势需要,笔者认为,必须把握一个字——“拓”,先天不足只能靠后天去补、去拓展。一是拓展发展空间。现有档案馆空间狭小,特别是公共服务功能的发挥受到了很大的制约。为此,必须既利用好现有的空间,又想方设法拓展外部空间。如泉州市档案馆采取了整合、改造、延伸三项举措来拓展空间。其一,整合利用场所,设立集档案、资料、政府公开信息查询为一体的利用中心;其二,对底层库房进行改造打通,设置了一间300的展厅,完善了爱国主义教育基地的功能;其三,针对馆库面积不够的现状,积极向外拓展空间,寻求教育部门支持,在市直中小学实践基地分设永久的档案展厅。与政府办沟通,在行政中心筹建统一的文件(档案)管理中心等,通过拓展空间来强化档案馆功能。二是拓展服务领域。档案馆的服务功能对政府、对社会、对百姓是最直接最显而易见的。近年来,泉州市档案馆以资源为基础,以信息化为手段,以中心工作为出发点,将档案馆服务功能往着更高、更广、更深的方向推进。“更高”即改变过去被动、单一的服务方式,往着主动型、成果型、技术型服务转变;“更广”即利用馆藏档案资源不断多元化和集成化条件,将档案服务往着政治、经济、社会、文化建设全覆盖方向发展;“更深”即利用数字化、网络化手段,依托档案信息共享平台,逐步构建市、县、乡三级档案信息服务体系,向基层、向农村延伸。

(三)功能建设必须以“靠”为方向,做到“大处着眼,小处着手”。现有档案馆因条件不足、环境不好,想要一步到位,做到功能齐全是不可能的,但从长远眼光看,“五位一体”功能必将成为我们的总体目标和方向,因此应主动去做,主动去“靠”,积小步为大步。一是紧盯“目标”,“步步为营”。例如最新提出的电子文件中心功能,新馆将其纳入新馆建设中同规划同实施是可行的,而对于现有档案馆,既不能因条件不足、投资过大而放弃,也不能在规范不统一、外部条件不成熟的情况下操之过急,而应紧盯“目标”,“步步为营”,循序渐进。泉州市档案馆近年来就是扎扎实实,一步一个脚印,把分布式档案基础数据库项目建设、统一的电子文件(档案)管理平台建设和接收单位电子文件规范化管理等三件事情抓好,为今后档案馆电子文件中心的筹建打好前仗。二是紧跟“方向”,未雨绸缪。大处着眼,必先小处着手,档案馆各项功能建设不可能一蹴而就,但凡事需未雨绸缪,做好准备。例如,泉州市档案局在2007年时即下文要求各县(市、区)档案馆加强爱国主义教育基地功能建设,并科学地将各馆分为建成类、改造类和准备类,对于因面积、经费等原因尚无条件完善此项功能的旧馆、小馆,虽不能在短时间内建成,也要求他们按照基地建设标准要求扎实做好申请命名、方案规划、制度建设、布展征集等各项准备工作。如此而为之,则档案馆功能建设能做到既有目标、又有行动,不再成为一句空话。

(四)功能建设必须以“融”为手段,做到“共建、共享、共赢”。资源是档案馆的立馆之本,也是档案馆功能建设的源泉。但现有档案馆多由于环境、经费等方面限制,往往出现“收不全、合不来、用不上”的状况,如何改变这种状况,以更好发挥档案馆各项功能,笔者认为,唯有以“融合”为手段,通过档案资源的共建、共享,实现共赢局面。一是做好“大档案”的资源整合。馆藏档案资源应具有“广领域、全方位、多载体”的特点,因此,档案资源建设应树立“大档案”理念,往着“馆室衔接、结构优化、文电一体、载体整合”方向发展,即通过设立文档管理中心,实现馆室资源衔接,提升档案利用周期;通过严格接收范围实现馆藏档案门类多元化及文件、档案、资料一体化接收,有利于资源整体利用;通过纸质、电子档案一体化接收和馆藏纸质档案数字化,推动档案资源高效、快捷利用;通过多种载体档案数字化整合,建立集成式、成果式专题数据库,方便馆藏资源深层次开发;二是实现“多元化”的资源共享。资源是档案馆的根本,而共享则是其最终目的,也是档案馆功能发挥的集中体现,一个个档案馆、档案室不能成为“信息孤岛”,而应通过馆室共享、馆际共享、社会共享达到“整合共建、综合利用、共享共赢“的良好局面。以我馆为例,通过建设依托政务网的电子目录(文件)数据接收共享平台,初步实现馆室共享;通过建设农村档案信息资源共享平台,将档案资源利用向乡镇、向农村延伸覆盖,实现全社会共享,营造共赢局面。

(五)功能建设必须以“提”为目的,做到“有为才有位”。档案馆功能建设最终目的是提升档案馆综合水平,而提升档案馆综合管理水平又能反过来促进档案馆各项功能更好发挥。一是以信息化为导向,提升水平。当今时代,信息化已成为国家发展的重大战略,也成为社会进步的不竭动力。同样,信息化也必将为档案馆工作发展和水平提升“插上翅膀”,特别是档案馆“五位一体”功能的发挥,离不开信息化过程,必须以信息化为主导。这些年来,无论是已经完成的分布式档案基础数据库建设,还是正在实施的数字档案馆项目建设,无不成为提升档案馆功能的“助推剂”。档案的安全保管和利用要靠现代化管理手段和数字化进程来更规范、更有效地实现;爱国主义教育基地建设也由过去的简单型向数字化、多媒体、集成式、多样化的综合型教育功能转变;政府信息公开利用工作已借助信息化手段实现了纸质、电子 “两位一体”利用新模式;而电子文件中心的建设本身就是信息化建设的一部分。因此,只有靠信息化为导向,才能发挥档案馆各项功能,也才能带来档案馆事业的“二次腾飞”。二是以定级为目标,提升档次。今年,新的《国家综合档案馆评测办法》出台,对档案馆定级标准做了诸多修改,更好地适应了国家档案局对档案馆“五位一体”功能的全面要求,这不仅是对新建馆的要求,也是现有档案馆的奋斗目标。现有档案馆更应以档案馆定级为契机,进一步巩固、改造、完善、拓展,全面提升档案馆“五位一体”功能,以“有为”促“有位”。例如,几年来泉州市一贯重视档案馆定级工作,预计今年底晋江馆、南安馆顺利通过“国家一级馆”验收后,全市“国家一级馆”将达到4家,“国家二级馆”3家,档案馆总体管理水平将提升到一个新的档次,全市档案馆“五位一体”功能建设也将得到全面加强和发展。

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