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紧扣四个突出构建泉州特色的档案资源建设体系

作者:admin 日期:2014-12-30 15:49:08 人气: 标签:
导读:紧扣四个突出构建泉州特色的档案资源建设体系

 

紧扣“四个突出”

构建泉州特色的档案资源建设体系

 

档案资源建设是档案部门永恒的主题。回顾“十一五”时期,泉州市档案资源建设取得了可喜的发展,以突出“转变、融合、加快、创新”为主线,全力构建档案资源监督管理、接收运行、技术保障、共建共享四种机制共同组成的具有泉州特色的档案资源建设体系,基本改变了过去档案馆馆藏“小而专”,接收管理上“被动而简单”,资源开发利用上“单一而无序”的被动局面,档案资源建设步入了一个可持续的良性发展轨道。以泉州市档案馆为例,“十一五”时期,馆藏档案总数由87144卷增加到173780卷,增长了近100;其中文书档案数量58595卷,只占馆藏档案35,其它各种专门、专业档案、特色档案占到馆藏档案的65,馆藏结构进一步优化,馆藏内容不断丰富,真正由“单一”走向“综合”。馆藏档案电子目录数据由752415条增加到981670条,增长了30,做到电子目录数据“全覆盖”;全文数据由52231页增加到280万页,增长了5200,还建立了内容丰富的多媒体数据库,档案资源信息化水平不断提升。

以下,笔者从一名档案工作者的角度,对泉州市的档案资源建设进行简要归纳,与同行共同探讨。

一、突出“转变”,建立坚强有力的档案资源监督管理机制

虽然档案馆是档案资源的主要集聚地和最终归宿,但其来源于社会各个层面,如何转变理念,建立全面有力的档案资源监督管理机制是资源建设的有效保证。

1、转变监管理念。“理念影响管理模式,眼光决定发展方面”。由于档案部门的长期封闭和“衙门化”管理,眼睛只盯着机关,只盯着文书档案,造成对档案资源监管的缺失和“萎缩”,因此,转变监管理念对于把好档案资源关口尤为重要。一是要树立“大档案”的监管理念。档案资源分布在社会各个层面,只要对国家、社会和广大公众有保存价值的就应加入,即包括文书档案也包括各种专门档案,既包括机关、国有企事业单位档案,也包括民企及其他社会组织、个人档案,既包括纸质档案也包括电子、实物档案等,都应纳入监管;二是要树立“主动式”的监管理念。改变过去“坐等收”,“交什么收什么”的被动式管理理念,对所有国家档案资源主动介入、主动跟踪管理、主动监督检查,形成“应收必收”、“前端控制、主动接收”的全新有效监管理念。

2、转变监管方向。转变过去以机关单位、以文书档案为主体的监管方向,做到既平衡兼顾,又有重点、有突破。一是转为强化对“专、特、新”档案的监管。在做好文书档案、会计档案等传统档案监管的同时,更加注重对专业、科技档案、特色、特殊载体档案、新领域、新门类档案的监管,使资源监管更全面、有效;二是转为强化对重点领域、重点单位的监管。以经济社会发展和当地党委政府的中心工作为方向和重点,更加注重对重大活动、重大项目、重要工作所形成档案的监管,使资源监管更有突破、有影响。

3、转变监管模式。建立主动长期、有效的档案资源监管机制是资源建设的有力保证。为此,泉州市档案部门着力采取以下措施:一是健全三项监管制度。以落实档案登记、电子目录数据报送、档案质量合格认定制度为抓手,对机关、企事业单位各种门类、载体档案进行有效监管,严把完整关、质量关,为档案接收进馆打好基础;二是健全经常性监管机制,重视新领域、新门类、新专业、新载体档案,实行针对性现场监管,促其规范建档和移交。比如,2010年,对公证、社保、勘界、铁路征迁等十几种专门档案进行专项督查;2011年,联合市发改委对市级重点项目进行全面专项督查,不仅对这些重要档案资源进行有效监管,而且力促大部分完成移交进馆工作;三是创新重点领域档案监管模式。近几年来,以市委、市政府中心工作为重点,先后开展对社会主义新农村档案、社区档案、电子档案、征地拆迁档案等新领域档案的专项调研、检查,并贯通调研—出台规范—贯彻落实的渠道,达到规范新领域档案工作,拓展档案资源监管面的良好效果。

二、突出“整合”,健全行之有效的档案资源接收运行机制

“整合”是档案资源建设的关键和核心,地区之间、门类之间、载体之间乃至档案与其他类型信息之间的科学整合归根到底要靠健全和落实行之有效的档案资源接收运行机制。

1、实施多措并举的“整合模式。档案资源的“整合”应以馆藏为主体,但更应包容涉及覆盖社会方方面面的档案资源,才能构建“大档案”的资源“整合”,为此,我们从两个层面着手“整合”。一是双管齐下、均衡发展。在形式上提出接收与征集并重的思路,既严格规范接收,不断扩展对新单位、新门类、新载体的接收范围,又加大征集力度,定专人、定资金、定渠道进行有效征集,着力在民间珍贵档案、重大活动档案、特色档案等三方面下功夫,求得新的突破。在渠道上提出“请进来、走出去”相结合的模式,既经常性走出去与外单位、新闻媒体开展档案资料征集活动,又采取每年立足几个领域专题,召开研讨与征集、监管与接收相结合的工作会,以此促进重点领域、重要专题档案收集的规模化和常态化。二是统而不集、科学管理。在丰富馆藏的同时,我们对社会档案资源采取“统而不集、分而治之”的科学整合管理模式,对所有社会档案资源根据价值、管辖和利用三项标准界定出接收原件、接收复制件(扫描件)和接收目录数据三种管理模式,既做到统一管理有效整合了档案资源,又体现了灵活多样、科学合理的特色。

2、构建科学合理的馆藏框架。综合档案馆馆藏框架应力求达到“综而不杂、合而不乱“的合理状态,为此,经过几年努力,我馆已初具成效:一是档案种类上体现了一专多长。既接收文书档案达到完整齐全,其他门类档案又呈现种类增多、数量增长的趋势。据统计,目前我馆除文书档案外,其他门类档案达到38种11万多卷,还建立了独具地方特色的侨批档案、名人档案、重大活动档案、书画档案等。二是载体上体现多姿多彩。在馆藏现有以纸质档案为主体的同时,更加重视声像档案、电子档案、实物档案的收集。目前,馆藏有照片档案13000张,录音录像档案833盒(张),电子档案近280万页,更建有较为珍贵的礼品档案、口述档案、旧电影胶片档案等,进一步丰富了馆藏。三是在信息整合上体现“三位一体”。综合档案馆馆藏中档案是主体,但资料、现行文件也应是很好的补充。目前,我馆资料达38637册(本),五年增长了20%其中不乏地方古籍、泉籍作家作品等专题书籍,现行文件也从零增加到现在 份,充分体现馆藏信息资源“三位一体”的结构,也有力提升档案馆多功能的服务水平。

三、突出“加快”,落实切实有用的档案资源技术保障机制

数字化、信息化如同为档案资源建设插上翅膀,只有加快信息化步伐才能使档案资源建设走入“快车道”,获得全面“升华”。

1、加快基础数据库建设。馆藏档案的接收、管理、利用的现代化是大势所趋。几年来,泉州市档案馆先后投入 万元,依托以“三网三库”为标志的分布式基础数据库项目建设,为馆藏档案资源的信息化、现代化管理夯实了基础。2004年7月,在全省设区市率先启动分布式基础数据库项目,并争取纳入为民办实事项目,2008年底,又将“泉州市档案政务网”项目纳入“数字泉州”规划建设,至2009年底,已全面构建公众档案网站、档案政务网站、单位局域网等三网为框架,全覆盖的目录数据库(98万条)、重要全文数据库(280万页)、珍贵影像多媒体数据库(1300张照片、833盒多媒体影像)等三库为基础,4台服务器、37台电脑为硬件配置的基础数据库,初步实现了馆藏档案流程管理现代化、检索利用自动化、网络应用信息化,为馆藏档案资源的科学管理、开发利用提供有效的技术保障。

2、朝着数字档案馆方向发展。以完善分布式基础数据库为基础,2010年开始,我馆积极研究、筹划、实施“泉州市数字档案馆”项目,并提出在“十二五”时期,在全省率先初步建成“数字档案馆”,为馆藏档案资源建设再上新水平插上翅膀,为此,着力在实施、健全管理体系、应用体系、资源体系和保障体系上求突破、求发展。管理体系方面,进一步改进、提升、拓展综合档案馆信息管理系统的收集、管理、保管、利用等应用功能,由手工管理向现代化管理转变;应用体系方面,进一步完善公众网、政务网、局域网三个平台建设,并创新性依托“世纪之村”实施农村档案信息资源共享项目,提升馆藏档案信息的网络宣传、查询、服务功能,由单一应用向多功能应有转变;资源体系方面,进一步加快馆藏重要档案全文数字化加工进程,实现每年馆藏档案数字化递增30%的目标,同时,开始筹建电子文件(档案)接收中心,争取日后逐步实现新增进馆档案电子化,使馆藏档案资源由纸质载体向电子载体转变;保障体系方面,以“信息安全”为第一目标,加强软硬件建设和制度建设,保证档案数字化信息的完整真实、有效安全,使信息安全保障由人工化向自动化转变。通过以上四个体系的科学构建,为档案资源建设的可持续发展提供强有力的技术保障支撑。

四、突出“创新”,推行多方面有利的档案资源共建共享机制。

社会共享是档案资源走向社会化、大众化的一个显著特征,也是档案资源建设的最终目标,创新档案资源共建共享机制,才能最终形成共进共赢的局面。

1、加强馆际合作。档案资源建设贵在发挥档案部门的整体合力、互通有无、资源共享。近年来,泉州市档案部门着力做好馆际合作。一是数据共享。以档案馆目录数据报送为基础筹建统一、规范、安全、共享的泉州市档案馆目录数据中心、全面管理全市12个国家综合档案馆档案电子目录数据,为档案资源信息共享打好基础。二是查询互通。建立统一的档案馆群“查档咨询台”,每个档案馆设专门信息员,以网络为依托,健全互通、顺畅的档案馆查询网络和查询责任机制,实现馆际互查无障碍。三是专题共建。以信息化为基础,注重泉州特色加强馆际合作,共同建设了侨批、侨台重点文物等多有特色、有影响、有价值的专题数据库,发挥档案馆资源开发利用的整体优势。

2、注重馆室衔接。国家档案资源是由档案馆资源和基层档案室资源两大部分组成,是密不可分的一个整体,做好馆室档案信息资源的无缝衔接,才能真正做到信息共享。2008年初,我局依托政务网、建立泉州市市直单位未进馆档案电子目录数据及今后形成的电子档案,目前已初步实现了市直单位档案电子目录的网上在线管理、接收、审查、查询等,不仅实现了馆室档案信息的有效衔接、统一管理,而且使馆室档案资源共享、共同成为可能。

3、创新共享模式。由于档案网站在社会影响、功能开发及城乡覆盖的局限性,泉州市档案部门另辟新途,以“企业搭台、档案唱戏”的方式,依托“世纪之村”建立泉州市农村档案信息资源共享平台,由泉州市、县12个档案馆提供档案资源,“世纪之村”提供技术设备技术、发挥“世纪之村”网络覆盖全市 个行政村(社区),村村有信息员的优势,使档案信息走向社会、走向城乡,开创了档案资源社会化共建共享的新路子。该模式具有低成本、多功能、广覆盖、高集成、可持续五大优势,最终将真正实现档案信息远程在线无障碍共享,使档案资源建设真正造福社会、造福百姓。

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