首 页档案新闻馆藏介绍本馆简介档案检索文件中心网上展厅档案网址友情链接特色栏目概况开放服务法律法规共同维护网络健康,共享绿色心灵
您的位置:网站首页 > 兰台论文

从建立案卷题名关键词表的必要性看普及档案计算机管理的可行性

作者:admin 日期:2004-9-20 15:21:54 人气: 标签:
导读:

从建立案卷题名关键词表的必要性看普及档案计算机管理的可行性

福建省泉州筑路机械厂 黄文斌

案卷题名关键词,是指书写在档案案卷封面上的,能够高度概括档案案卷主题内容的比较精炼的关键词语。这些词语的有序组合就构成了案卷题名关键词表。  

长期以来,档案人员对案卷题名的拟制虽然都按照统一的格式来书写,但是对案卷题名的用词却各取所需。一个主题的内容往往表述不一,同一类别的多个主题常常互相交叉;单位与单位之间,地区与地区之间表述的差别更大,没有形成统一、规范的案卷题名关键词。

这种状况制约着档案的人工管理,也制约着档案的计算机管理,不利于计算机在档案管理中的应用与普及。

一、从人工管理档案的角度来说,迫切要求建立案卷题名关键词表。

因为同一主题的档案内容,案卷题名用词一致,有利于人工快速查找。比如,对劳动工资的表述,有调资、有工资改革、有工资津贴、有套改工资等等,如果统一用“劳动工资”来表述,更能概括上述内容,而且也便于快速查找此类档案。另外,档案类别中类与类之间有时不易区别,对不同主题的档案内容,明确规范案卷题名用词有利于相互区分、准确查找。如劳动工资类有关于工资的规定,财务管理类也有关于工资的规定,这两类如果都用“工资”来表述案卷题名,就不能显示这两类各自的特征。可见,正确定义案卷题名关键词,不仅能区分劳动工资类与财务管理类的界线,而且还能减少利用时的模糊查找。因此,尽快统一、规范案卷题名用词,建立案卷题名关键词表是人工管理档案的必然要求,是科学管理档案的前提。

二、从计算机管理档案的角度来说,也亟需建立案卷题名关键词表。

首先,计算机是以某一关键词对某一主题的案卷进行归类的,又是按照分类表所列的主题顺序排序的。目前档案案卷题名用词繁杂不一,多个类似题名词标引一个主题,计算机显然难于对其进行分类、排序。其次,一个主题用多种题名词表述的案卷题名,也不利于计算机对案卷的统计、查询。以劳动工资为例,如前所述的工资、调资、工资改革等题名词,在计算机内就是一个个独立的统计项,每一个统计项都无法囊括劳动工资这一大项,所以统计的数字是不确切的。我们知道,在计算机内查询案卷,通常是以某个关键词结合年代作为线索查询的,因为这符合人们的查询习惯,以案卷号、档号查询案卷毕竟是少数;一个主题多个题名词表述就有多条检索线索,多条检索线索查找档案是相当费时和麻烦的,而且不易于查准。所以,不规范、统一案卷题名用词就不可能真正解放劳动力,不可能真正地实现档案管理现代化。

三、参考公文主题词表编写案卷题名关键词表。

按照档案分类表的分类顺序排列案卷题名关键词表中的关键词,会使案卷题名关键词表的编制变得容易可行。公文主题词是对一份文件的概括,案卷题名关键词是对案卷内数份类别相似的文件的概括;虽然它们的性质不同,但也有相通的地方,即都是对文件内容的概括。因此案卷题名关键词表可以借用公文主题词表中的一些词语。案卷题名关键词表按照档案分类表的分类顺序排列题名关键词,既保留了原有的档案分类框架,又便于计算机对档案的检索,是编制案卷题名关键词表的捷径。

四、案卷题名关键词表的运用将简化档案管理软件的程序,并且更有利于计算机对档案的管理。

其优越性表现在以下几个方面:

1、一个案卷题名关键词能够综合一个主题的文件,综合一个主题的案卷。有了案卷题名关键词表,将大大方便计算机对同类案卷的组合。

2、案卷题名关键词表为计算机准确排列案卷架构框架。根据案卷题名关键词表的词语顺序排列案卷,既可以自动给予案卷号,又可以固定案卷在计算机内的位置。

3、案卷题名关键词表使计算机按相同案卷题名关键词统计某一主题案卷的数字精确。如统计劳动工资类的案卷,编制案卷题名关键词表后,只需键入劳动工资这一关键词,就能把这一主题的所有案卷统计出来,统计结果不会错漏,计算机档案管理软件的程序也被简化了。

4、案卷题名关键词结合年代进行计算机查询,提高了档案的查全率。过去需键入多个案卷题名词才能查到某一主题的文件、案卷,现在仅需键入一个案卷题名关键词就可查到某一主题以内的所有文件、案卷。

5、统一、规范的案卷题名关键词表,为档案计算机联网创造了条件。全国统一的案卷题名关键词表建立以后,案卷题名用词全国一致,厂际联网、馆际联网、厂馆联网、全国联网更为方便。由此,档案资源将得到充分的共享。

总之,案卷题名关键词表的建立,案卷题名用词录入的统一、规范,提供了档案管理与计算机管理的最佳结合点,为普及档案计算机管理铺平道路,这无疑将给档案计算机管理带来一次新的革命,其经济价值和社会效益是难以估量的。

[注:原刊《福建档案》2001年(增刊),本文获2000-2001年福建省档案学优秀成果四等奖。]

[作者简介]黄文斌,男,1956年8月出生,1988年7月毕业于福建省广播电视大学档案学专业,馆员,现在泉州筑路机械厂从事档案管理工作,发表有:《互联网络技术在办公现代化中的尝试》等论文6篇,其中有4篇论文分别获得“超星杯办公现代化管理有奖征文”三等奖、“全国新时期人文科学优秀成果”二等奖。

共有:条评论信息评论信息
发表评论
姓 名:
验证码:
网站首页 | 意见反馈  | 后台管理

Copyright?2009 福建省档案局(馆)All rights reserved. 闽ICP备05035293号

描述