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如何简化档案的整理

作者:admin 日期:2004-9-20 15:21:31 人气: 标签:
导读:

如何简化档案的整理

泉州市档案局() 林敏红 詹金水

档案文件传统的整理方法比较繁杂,也难以掌握。大体有三难:一是分类难。制订的分类体系往往不很科学,常常出现分类标准不一、类别互相交叉,违反逻辑和分类体系不稳定等等问题;在实际的分类工作中,涉及两个以上机构,涉及两个以上问题,问题交叉或综合性的文件,难以归类。二是组卷难。文件的特征多,有六七个,立卷要按文件之间的共同特征组合,但文件的共同特征,不易寻找,找到了也不好选择,更难以做到有机结合和灵活掌握。分类之后,还要分作者、分通讯者,分级别,分地区,分问题,分载体,分名称,分人物,分保管期限等等,七分八分,常常顾此失彼,甚至互相矛盾,就是“四分”也不容易做到“四注意”,甚至有时有些文件无类可归、无卷可入。许多小单位文件数量少,根本无法照此组卷。现在,一个磁盘录入几十份文件,一个光盘存入几十甚至数百份文件,怎能把一个磁盘、一个光盘中的文件按问题等特征拆散开来分别组卷呢!三是拟制案卷题名难。卷内一、二十份文件就有一、二十个不同的文件标题,有的还有副标题,要把这么多的文件标题组成一个案卷大标题,这就像把许多单眼组成一个准确而又明亮的复眼,难度很大,尤其是在类别混杂、立卷特征不明确、问题不专一的情况下,拟制案卷题名的难度更大。许多内容不一的文件标题难以概括出一个准确的案卷标题,难以达到有机组合和高度概括,不是许多文件标题的罗列和堆砌,就是概括得太空洞、太抽象了。造成分类组卷三难的原因:一是档案文件本身的复杂性,特征多,内容复杂,保管期限不一,形式多样;二是档案人员的认识水平、文化程度与业务素质不一,相同的档案文件,会整理出不同的类别和不同的案卷,拟写出不同的案卷标题。当然,传统的整理方法有它的科学性和实用性,在档案科学管理的发展过程中有其积极的历史作用,它使档案分门别类,一事一卷、一会一卷、一案一卷、一个问题一卷,类别清楚,问题突出,保管期限分明,便于管理和利用。但费时、费事,耗费大量人力和精力,整理一年的文件,往往要花一两个月,甚至更多的时间。

电子计算机在档案管理中的运用,给档案整理的简化带来无限生机。它使档案目录的存贮与检索大为方便、快捷,使机检逐步替代手检。同时,电子文件的出现,也给档案管理提出了新课题。这引起了传统的档案管理方式的变革,提出了简化整理,深化检索的问题。本文仅就简化整理提出两种最简易的方法。

一、整理的理论与原则

1、整理的理论。在档案的实体整理中,有的同志认为可破除全宗理论,我们认为这不妥,应当坚持全宗理论。以全宗为单位整理档案,维护一个全宗档案的完整性与独立性,从而最大限度地保持了一个全宗内档案文件之间在总体上的各种历史联系,从而维护立档单位历史面貌的真实性和完整性,这就在档案工作中体现了历史唯物主义的观点和方法。因此,在档案的实体整理中,不论是传统的方法,还是新的方法,都需坚持全宗理论和来源原则,不能打破全宗界限,以事由或职能为原则,按照《中国档案分类法》,把各个全宗内的有关的专题的文件材料集中在一起。在改革中,不要把档案实体分类和档案信息分类混为一谈。

2、整理的原则。我们认为档案整理的基本原则有两个:一是最大限度地保持档案文件之间的历史联系,以反映立档单位的历史面貌;二是便于保管和利用。特别是利用,这是档案管理的根本目的。只要能够迅速、准确地检索出所需的档案文件又能保持一个全宗历史联系的方法,就是好方法。

二、分类方法

全宗内档案的分类,根据文件之间的来源、时间、内容和形式等几个方面的历史联系,相应地采用组织机构、年度、问题和载体等几种基本的分类方法。在这些分类方法中,组织机构分类法看似容易,实也难以掌握,因为有些机构职能交叉或职责不明,加上有些文件的形成和办理涉及两个以上的机构,归档时,文件难分难解,还因为有些机构形成和承办的文件少,构不成类,不好硬按组织机构设空类;问题分类法更难操作,因为许多文件的内容复杂,涉及的问题较多,甚至出现交叉的问题,况且,问题的范围可大可小,伸缩性较大,这就必然造成设类难和分类难问题;载体分类法,仅适用于特殊载体档案的分类,没有普遍采用。

到底哪一种分类法最为简易的呢?我们认为年度分类法最为简易。按照文件的成文日期,归入所属的年度。年度分类法,不但保持全宗中一个年度文件之间的历史联系,而且还保持了历史年来的文件之间的历史联系,反映了一个立档单位的建立及其工作活动发展的历史面貌。这种方法也有一点难度,难在跨年度的文件难归类。但是,由于年度分类法保持了历年的文件之间的历史联系,同时,由于采用电脑管理档案,可用档案信息分类来弥补档案实体分类在保持文件历史联系上的不足,通过机检可以查到有历史联系的档案。因此,可不必考虑文件的跨年度和文件内容的针对年度问题,只按文件成文日期归入所属年份。于是,它就成为一种最为简易的自然的分类法。

三、组卷的方法

传统的组卷方法,按文件之间的作者、通讯者、时间、地区、问题、名称、人物等六七个共同特征组合。有“一事一卷法”,“四分四注意法”等等。这都有它的合理性和科学性。但是,也确有它的复杂性。文件之间的共同特征不好掌握,既不好有机组合,更不好灵活掌握。由于档案人员的业务素质和认识水平问题,往往割裂了文件之间的历史联系。在电脑管理档案的时代,我们认为以文件的文号或文件在电脑上的录入号组卷的方法最为简易,借此特征定位和存取文件。

第一种方法,以文号组卷。按文件的发文顺序号组卷,视文件的数量与厚度,每一二十件组一盒。先编发文的盒号,后编收文的盒号。盒号好似以往的案卷号。在盒内每份文件的天头左上角盖上归档章,使文件有家可归,有盒可藏,其项目为:全宗号、年度、盒号、件号和保管期限。盒内打印归档文件目录,其项目为:件号、责任者、文号、题名、日期、页数和保管期限。盒的封面和盒脊上填写全宗名称、年度、发文机关名称及其起止文号、全宗号和盒号,它们一一标明了立档单位、类别、盒名和档号。盒面上所写的发文机关名称及其起止文号,实际上就是以往的案卷题名,现在称之为盒名。如果收文中,各级发来的文件不多、不全,有的按来文机关的发文号不便立卷,则可按收文号统一依序组卷。盒名改为收文机关名称加收文起止号。

第二种方法,以录入号组卷。以文件条目在电脑上的录入号的顺序组卷。在电脑管理文档的时代,一个立档单位的收文和发文都会在电脑上登录文件目录,这就在电脑上自然生成了文件条目录入序号。按文件目录的录入顺序号,结合文件的数量与厚度,每一二十件组成一盒,依序编盒号,每件盖归档章,填归档文件目录和盒面。其具体项目与第一种方法相同,只是盒名有所不同。盒名应写立档单位名称和文件的起止录入号。有的同志还提出另一种组卷的方法,就是按文件的时序组卷。把一年的收发文件,先按成文日期顺序重新编件号,后按件号的顺序组卷。这种方法也有可取之处,但是重编件号较为麻烦,还不如按文件的文号或录入号的自然顺序组卷。文号和文件登录号实际上就是件号,且依时序形成,不必重编。

四、不按不同保管期限分别立卷的问题

在整理中,只以件为单位划定和标注文件的保管期限。因为以文件收发文号或电脑录入号的顺序组盒,所以,盒内各种期限混杂在一起,无法以卷为单位划定和标注保管期限。按照国家《档案法实施办法》的规定,立档单位在档案形成一二十年后向档案馆移交。这时,立档单位组织鉴定,并将鉴定结果在盒内目录上标注清楚,短期的剔除,长期的留存本单位档案室,永久的移交进馆。这就确保了本单位历史性、职能性的重要文件及其各级针对本单位的针对性文件得到永久保存,减轻档案馆保管庞杂的档案的重压,以最好的保管条件保管各个全宗的永久档案。

以上整理的原则和方法,既保持一个全宗内每个年度的文件之间的历史联系,又能以全宗、年度、文件标题和录入号或文号等各个角度来查找文件,方法简单,操作方便,一学就会。一个立档单位的收文和发文的条目如果是分别编制录入号的话,那么,以上两种方法就合二为一了。它解决了档案整理中分类、组卷、写卷名的三大难题。其实,这是过去按文号立卷的具体运用,由于电子计算机的机检功能,使这一简便的方法成为可行而又快速。一般三五天之内即可完成一个立档单位一年中形成的文件的整理任务。文书档案人员可从繁重而复杂的分类立卷中解放出来,投入到日常的公文形成的标准化及其处理的规范化的管理中去,投入档案文件的收集、保管、检索、编研和利用工作。在电子计算机录入的文件目录(或盒内文件目录)的基础上,提出若干主题词,就可以自动编成各种专题目录,就可以把一个事件、一次会议、一个问题的有关文件的目录集中在一起,就可以在把计划与总结、请示与批复,报告与批转,来文与复文的目录分别集中在一起。同时,在每盒文件目录的基础,逐一加上档案信息分类号,就可打破全宗,自动编成分类目录,就可形成检索体系和网络。从档案信息分类体系上来弥补档案实体分类、组卷中保持历史联系方面的不足,使之既可机检,也可手检,尤其是通过档案信息高速公路,全方位多角度快速准确地查找档案。

[注:原刊《福建档案》2001年第4期,本文获2000-2001年福建省档案学优秀成果四等奖。]

[作者简介]林敏红,女1962年出生,福建省长乐市人,原福州军区军医学校毕业,现任泉州市档案局管理技术科副科长。

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