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建立和完善民营企业档案管理体系

作者:admin 日期:2004-9-20 15:21:02 人气: 标签:
导读:

建立和完善民营企业档案管理体系

福建凤竹集团有限公司 马桂英

摘要:该文对民营企业档案管理现状和存在的问题进行了分析、探讨,并提出了建立和完善民营企业档案管理体系的有关建议措施。

关键词:企业档案管理;体系;建立

一、民营企业重视档案管理工作的必要性

改革开放二十多年来,民营企业已成为我国社会主义市场经济的重要组成部分,但对作为企业基础管理工作重要组成部份的企业档案工作,在民营企业却未引起充分重视,相当多数的民营企业单位还没有认识到企业档案和企业档案工作在企业生产、经营、权益维护和市场开拓等各项活动中的重要作用,还没有把档案工作提到企业管理的议事日程,这与民营企业的发展水平很不相称。企业的许多重要档案材料丢失或被个人据为己有,都会影响到企业的管理和发展,甚至会造成许多无法弥补的损失。企业档案是在企业生产经营活动中直接产生的,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据,也是企业重要的无形资产,更是为国家为社会积累的宝贵历史资源。忽视企业档案就是浪费资源。随着改革开放深入发展,尤其是中国加入wto,国内、外市场融为一体,民营企业面临日益激烈的国际化竞争,只有按照市场运行规则转变企业经营观念和经营制度,与现代企业制度接轨,有效合理地整合企业各种资源,才能形成自己的核心竞争力。因此,民营企业不管其规模大小,都要有紧迫感,与时俱进,建立和完善企业档案管理体系,夯实完善企业管理,增强自身实力。

二、民营企业如何建立和完善档案管理体系

1、加强民营企业主的档案意识,树立档案是企业资产、具有实用效益的观念。

民营企业大多数属中小企业,在初创阶段和发展过程中,以灵活自主的经营机制,低成本运营换取企业的自我积累和滚动发展。在市场经济中大多数民营企业主不仅是企业的决策者,而且还是企业的管理者,企业的发展依赖企业主个人决策与管理,企业内部实行高度集权的领导体制。所以民营企业档案管理工作的好坏,直接决定了企业主对企业档案和档案管理工作的认识与理解,也有赖于企业主对企业档案的重视程度及管理水平。

民营企业经营以追求利润最大化为目的。民营企业一般都较注重于短期和现实利益,对企业管理基础建设往往不够重视。往往认为“企业搞档案是只化钱不出效益的事,没有必要搞”、“抓生产出产量、跑市场有订单是企业的头等大事,过时的记录存起来既占地方又费人力,没有实际用途”、“搞档案会丢失机密,还是放在自己手上最保险”等等,这在民营企业相当普遍存在,尤其是一些规模小或经营不善的企业主们,根本就没有企业档案的概念,或是有点档案意识而顾及不上,大都是临时抱佛脚,等需要时再搞,殊不知档案的结累并非一朝一夕之事,而是一项长期性的基础工作。在企业无论是技术档案还是文书档案、声像档案、会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以企业产品为例,从设计试制到品牌的创立,无不包含着一代甚至几代创业者的聪明才智与辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,这是难以用金钱买到的无价之宝。企业档案是一种非常重要的资产和社会财富,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性和可复制性等公共属性。档案资产是企业固定资产和一些无形资产的伴生物,它在各种生产要素的组合下产生、共存并发展完善。企业档案资产的实用效益是在档案利用中显现出来的。如企业产权档案中的土地房产权证、企业创建时的合资、合营协议合同、股权证明等,都是企业发展中不可或缺,无以替代的原始凭证。一旦保管不善丢失或毁损,将会直接引发棘手的经济纠纷和不可挽回的损失。所以,在民营企业加强企业档案工作,建立和完善企业档案管理体系时,首先必须要加强企业主的档案意识,只有当企业主认识到档案是企业的资产,确立了档案实用效益的观念以后,就会千方百计去收集、管理、保护、利用好这些档案资料,就会下决心做好档案管理工作。如福建凤竹集团有限公司是一家以30万元资产20几个工人起家的民营企业,由于其总经理陈澄清经历市场经济的风险和浮沉,较早认识到企业档案管理的重要性,于1991年就组建了企业的综合档案室,在福建省民营企业中首开先河。经过十几年的不断完善和结累,凤竹集团公司已成为“国家二级”企业档案管理单位,在实现以现代高新技术推动传统产业全面升级、建立现代企业制度,向专业化、集团化、规范化发展中企业档案发挥了不可替代的作用。现在凤竹集团公司已发展成为以针织织造、染整加工、漂染筒子纱线生产为主业,集工贸、环保、信息产业为一体,拥有凤竹纺织科技股份有限公司等5家控股子公司,员工1500人,总资产3.8亿元的大型综合性企业集团,系福建省高新技术企业。

2、坚持集中统一管理原则,提高企业档案利用率。民营企业无论规模大小都有一些重要的文档,如营业执照、土地房产证、财务资料等。但许多民营企业由于没有建立系统的档案管理体系,对档案也就没有实行集中统一管理。一般较普遍存在以下二种现象:一是规模较小、家族式管理模式的企业,档案分散在家族成员中保管,特别是企业的科技档案只交给“家族内部人”进行封闭管理,主要是怕泄密。二是虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节,企业档案分散保管在各个具体经办的职能部门,如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、设备档案保存在设备部、文书档案保存在办公室,虽然各部门都有档案保存,但各部门之间互相封闭,整体仍处于零散、无序状态。这种档案管理模式,在企业发展中主要会产生三大弊端:

第一是档案工作随意性大,企业档案不能做到完整、准确、系统的收集,会造成档案信息资源的流失和浪费,同时也不利于企业档案的安全和永久保存。因为企业缺少必要的档案管理制度和档案保管条件,对档案收集、保管、利用等档案工作程序缺乏必要的规范和约束,同时由于管理人员素质低下,人员结构不尽合理,缺少档案管理的专业知识,诸多因素都致使企业档案管理不规范、不科学,不仅阻碍企业内部管理信息流通和共享,降低了企业档案的开发利用率,也不利于企业的进一步发展。

第二是档案资源容易流失,也不利于保密。民营企业主与员工之间虽有订立劳动合同关系双向选择,但企业内部员工流动随意性较大,把企业档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管,缺乏有效的监督管理机制,一旦关键人员“跳槽”流动,轻则使企业的管理层面发生裂变、断层,工作无法延续,管理成本增大;严重的很可能使企业独有的知识和信息无偿流失,造成无法挽回的损失。因为企业各自的档案是独有的原始记录,记录着未公开的、未申请专利的知识和技术,如各种设计资料、图纸数据、工艺配方等。占有这些档案资料就是占有企业的技术秘密和独有知识,所以在市场经济和信息社会的今天,民营企业要确立档案是企业独有的信息和知识的观念,完整的收集、整理、保管好企业档案,避免因技术、知识产权的流失,影响企业生存。

第三是容易引起企业内部管理混乱,不利于企业创新发展。企业档案管理的零散、无序,势必为一部分人占有企业的重要档案和信息提供了可趁之机,凭此来分割、侵占企业权力,成为向企业主要挟、索取高额报酬的筹码,造成企业主管理上的被动,使企业不能有效的渗透和吸收先进的管理思想、技术和人才,不利于企业制度创新、技术创新、人才竞争,将严重阻碍企业的进一步发展。

民营企业只有建立系统的档案管理制度和管理体系,规范企业的档案管理程序,对企业档案实行集中统一管理,把档案资源有效的收集管理与积极开发利用有机结合,才能使企业档案信息资源转化为企业的现实生产力,创造更多直接或间接的经济效益和社会效益,营造企业档案管理与生产发展的良性运作环境,推动企业不断创新,健康发展。

3、与时俱进,不拘一格,建立和完善适合企业自身发展的档案管理体系。民营企业在所有权、资本运营、管理模式甚至企业文化等各方面都有各自的特点,所以在建立和完善企业的档案管理体系时,无论是制度的制订还是具体操作和执行,只要是符合国家档案法规,实行了集中统一管理原则,并有利于企业档案工作的开展,能适应企业发展的需要,就可以一切从企业的实际出发,不拘一格。生搬硬套某个模式或标准,不仅不现实,也没有必要。所以每个民营企业建立和完善企业档案管理体系要根据企业的实际情况,与时俱进。“与时俱进”,一是指能适应当今时代的发展步伐,共同进步;二是指要与企业的管理水平和规模效益相适应、相配套,与企业的发展同步。

企业的档案管理工作是企业适应市场经济环境,加强内部管理的基础,企业没有系统的档案管理体系,就很难适应当今的经济发展趋势和参与国际市场竞争。无论是iso9000族国际质量认证标准的推行,还是国际环保认证证书的获得,不管是企业改制,还是建立现代企业制度,参与资本经营,无不以系统完整的档案资料为凭证和依据,缺少了档案这一载体,一切都变成空谈。

诚然,民营企业要跟上时代发展步伐,建立和完善企业档案管理体系,但也不能为了要追求一定的规模和档次,成为企业的负担。对于小型企业只要有档案管理制度,有专用的库房和装具,符合保管条件,配备有档案专业知识的专兼职档案管理人员,能有效开展档案工作业务,确保企业档案能完整、有序的收集、保管和有效利用就可以,除非各方面条件许可,否则没有必要追求各类设施一定要大而全。有的企业有一定规模但内部管理滞后,虽然已认识到企业档案管理对企业发展的重要性,对建立企业档案管理体系也有迫切的要求,但又感到自身管理不规范,无从下手。其实这是一种概念上的误区。档案资料是现实活动的真实原始记录,是不能进行修饰和伪造的,它是企业生产、经营、科学技术和管理活动的产物。只要是在企业活动中产生的,对企业现阶段或今后一段时间都具有参考利用价值的都可以进行完整的收集整理。档案本身内容是否规范属于企业整体管理素质问题,除了用作法律凭据的档案材料,必须具有法律效力外,其它方面的问题只要是真实的原始记录都必须保持本来面目。

所以民营企业建立档案管理体系,关键是要保证企业档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上,体现在是否能满足时代发展、企业发展的需要,是否有利于档案管理的可持续发展。

三、民营企业如何提高档案管理的质量和水平,更好适应社会的发展

要提高民营企业档案管理质量和水平,笔者认为,可通过以下方面来实现:

1、树立大信息的观点,做好档案收集工作,丰富档案室库藏内容。巧妇难为无米之炊。如果档案室没有保存足够齐全完整,能为企业各项活动服务的档案信息资源,即使是最豪华、设施最齐全的档案室也是空中楼阁,没有实用价值。对民营企业的档案收集工作,一方面从制度上去保证,对各个职能部门及部门负责人落实责任制,并在各部门配备兼职档案员,凡是在各部门工作中产生的档案、资料,在企业每个科技项目、建设工程项目中产生的档案、资料,都要实行全程监控,即时移交。另一方面由于民营企业人员流动频繁,档案人员平时必须做到眼观六路,耳听八方,看到企业新工程、新项目,听到企业新活动、新举措,接触到与企业生产经营相关的各类图书、资料都要认真查验,积极收集,以确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富。

2、按企业的运作规律,科学整理档案,并积极开发档案信息资源,为企业生产、经营、科技与管理超前服务、优质服务。每个企业的运作均有其一定的规律性,如企业产权类档案,一般都是按组织机构随时间的延续不断补充和增加,且都要定期的审验和频繁利用,档案人员在整理时就要考虑各个类别的系统性和利用规律,并编制基本情况汇编和专题汇编,供职能部门查考。对设备档案,一般技术部门主要查询设备购买时的原始价格,配套零配件情况、合同时间等,设备维修工大多查询说明书之类,档案人员在整理时,就要按照设备采购程序有序存放。并按设备购买时间,分类编制设备基本情况汇编,供查阅。对于企业荣誉类,文书档案的各类专题等,都围绕企业需要,科学整理、编研,以提供优质高效服务。

目前,虽然对文书立卷改革的讨论开展得轰轰烈烈,并将成定论,但对民营企业来说,这种立卷改革可以用于文书档案以外的其它类档案的整理,但也不能照搬,仍需以企业的实际运作为前提。对于在企业文书档案中的应用,由于民营企业在整体管理素质上的缺陷,文书立卷改革还需采取谨慎态度,以手工与电脑二者兼顾为好。

3、注重档案管理人才的培养,促进企业档案工作的可持续发展。人的因素是各项事业发展的关键。综合性强、涉及面广、内容庞杂、联系紧密是绝大多数档案具有的基本特点,档案管理工作者在对档案进行的收集、整理、鉴定、保管、编研、提供利用中都始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种活动。如果不精通档案专业知识,缺乏相关的科学技术知识,就会影响上述业务活动的准确性、有效性,档案管理的质量和水平也就无从说起。同时随着知识经济时代的到来,企业档案管理现代化和提高档案开发利用率,都要求档案人员必须掌握计算机、数据库、网络以及缩微、音像、光盘刻录等知识和技术,具有适应各种新领域、新技术、新材料的能力,真正做到一专多能,全面发展。民营企业要实现企业档案工作的可持续发展,必须注重人才培养,那种档案人员更换频繁或没有专门档案管理人员的状况,是不可能从根本上改变、提高企业档案管理质量和水平的。

[注:原刊《福建档案》2003年第2期,本文获2000-2001年福建省档案学优秀成果四等奖。]

[作者简介]马桂英,女,196612月出生,19987月毕业于浙江省职业进修学院,助理馆员,现在福建凤竹集团有限公司综合档案室从事档案管理工作。撰写的《档案作凭证,损失减最小》获福建省档案信息开发成果奖二等奖。

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