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泉州市档案局关于开展2016年档案目录电子数据报送工作的通知

作者:admin 日期:2016/6/23 15:34:44 人气: 标签:
导读:泉州市档案局关于开展2016年档案目录电子数据报送工作的通知

 

泉州市档案局关于开展2016

档案目录电子数据报送工作的通知

 

市直有关各单位:

为加强我市档案的收集和管理,确保档案的完整、准确及开发利用,保证泉州市档案馆与市直各基层档案室之间的档案信息资源的有序衔接,实现全市档案信息资源的共享,根据《福建省档案条例》的要求,现将开展2016年市直单位档案目录电子数据报送工作的有关事项通知如下:

一、报送对象

市直党政机关和应向市档案馆移交档案的社会团体、企事业单位、省部属驻泉单位。

二、报送内容

本单位形成的2015年度属永久、长期(30年)保存的已经规范整理的文书档案文件级电子目录数据,以案卷为保管单位的,还应报送案卷级目录。市直各副处级以上单位,直接向市档案局监督指导科报送,副处级以下单位,由主管部门汇总后统一报送。

三、报送时间

从即日起至930日止。

四、报送要求

(一)数据格式: 档案目录数据参照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T 161-2002)要求输入档案管理系统,形成数据库,报送的电子数据格式统一规定为DBF格式。个别未使用档案管理系统进行管理档案的单位,可使用EXCEL表格按规范要求进行著录(表格下载地址:邮箱qzda22391677@126.com,密码22391677)。

(二)报送方式:各单位报送档案目录电子数据可采用U盘或光盘等载体,以脱机的方式进行报送。报送档案目录电子数据应填写《档案目录电子数据报送、接收登记表》一式两份,并签字盖章。

(三)质量要求:各单位在报送档案目录电子数据之前,应对电子数据内容、格式等进行检验,确保数据规范、准确、完整和无病毒。报送电子数据时,一般不对电子数据进行加密或压缩处理,如确实需要加密或压缩处理的,应向市档案局监督指导科提供解密或解压缩的方法与手段。

五、其他事项

(一)各单位领导应充分重视档案目录电子数据报送工作,指定专人负责。个别单位因特殊原因未完成往年报送任务的,应同时完成。此外,各单位还应同时做好下属单位档案目录电子数据报送的组织、指导和督促工作。在报送过程中如有疑问,请及时与市档案局监督指导科联系。联系电话:28380989

(二)今年年底,我局将组织档案专项执法检查,重点检查各单位开展档案目录电子数据报送工作情况,对逾期未报送,有档案管理违法违纪行为的单位或个人,我局将在全市范围内予以通报,并依据《福建省档案条例》和中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《档案管理违法违纪行为处分规定》相关规定追究相关责任人责任。

 

 

泉 州 市 档 案 局

2016621日   

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